A tão almejada competitividade esbarra, muitas, vezes na burocracia. Atualmente, segundo o Banco Mundial, o Brasil está entre as nações mais burocráticas, superando países como Bolívia, Nigéria, África do Sul e China. De olho nisso, foi criado o eSocial, sistema de Escrituração Fiscal Digital, que estabelece o envio de forma unificada das informações de folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. A implantação abrange empreendimentos de todos os portes e começa de forma gradual no ano que vem. O sistema deverá estar em pleno funcionamento a partir de 2015.

Segundo a Receita Federal do Brasil (RFB), o projeto afetará a rotina de 6 milhões de empresas e 7,2 milhões de empregadores pessoas físicas. Em geral, o eSocial transporta para o ambiente digital obrigações que já são cumpridas pelas empresas atualmente.

Mas existem novas informações cadastrais sobre funcionários que passarão a ser obrigatórias, segundo previsto no layout do sistema. Um exemplo são os dados sobre se o trabalhador tem casa própria ou se usou o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). “É um pedido da Caixa Econômica Federal. Isso pode gerar uma necessidade de adaptação para as empresas no começo, mas, de forma geral, as obrigações já existem e estão de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)”, avalia o advogado e diretor da PWC Brasil (São Paulo/SP), Marcel Cordeiro. Segundo ele, a expectativa é de que a burocracia diminua em médio prazo.

O primeiro passo para as empresas se inserirem no eSocial é adquirir ou desenvolver um software que se adeque ao layout da RFB e, assim, iniciar o cadastramento das informações-base. “Se este cadastro inicial não estiver correto, a empresa não conseguirá enviar a folha de pagamento, por exemplo. O cadastro inicial deverá ser realizado com muita atenção, pois os arquivos se relacionam e as informações não podem divergir entre si”, comenta a advogada trabalhista, Fernanda Miranda, sócia do escritório Duarte e Tonetti Advogados Associados (São Paulo/SP).

NOVAS ROTINAS

Para Fernanda, as empresas terão dificuldades para se adaptar ao eSocial, porque ele afetará a rotina corporativa. “Será necessária a integração dos departamentos para que as informações sejam expedidas com qualidade e no prazo correto. Por isso, causa impacto. A legislação não mudou. O que muda é a forma de controle e fiscalização das obrigações legais”, explica. Por outro lado, a especialista destaca os benefícios que o eSocial pode trazer. “O sistema exigirá mais conhecimento e detalhamento técnico dos profissionais de recursos humanos, departamento pessoal, segurança e medicina do trabalho, entre outros. Futuramente será mais prático e trará benefícios às empresas”,
pontua.

Os grandes empregadores, classificados como de lucro real, iniciam o cadastramento em janeiro próximo, sem a obrigatoriedade de terem de pronto todas as informações inseridas no sistema. Haverá um período dedicado apenas para o cadastramento inicial dos seus funcionários, em seguida para a inclusão dos eventos trabalhistas e, por último, para as informações relacionadas à folha de pagamento.

Todo o processo para as grandes empresas deve ser concluído em junho. Somente a partir de julho as empresas optantes pelo lucro presumido e as que integram o Simples Nacional passarão pelo mesmo processo, com conclusão prevista para dezembro de 2014. Segundo informações da RFB, esse prazo foi dado tanto para que as empresas possam preparar os seus sistemas, quanto para que os desenvolvedores de softwares tenham condições de atender ao mercado em tempo hábil.

MULTAS

Não há multas específicas no eSocial. Permanecerão somente as penas previstas na CLT e Lei 8.212/1991 e serão aplicadas pela essência da informação e não devido ao novo formato de transmissão. Mais informações podem ser obtidas no site oficial www.esocial.org.br

COMO SE PREPARAR

- Ordene com coerência as informações de cadastro dos trabalhadores;
- Contratação de software de folha de pagamento compatível com o serviço de conexão webservice;
- Conscientização para o correto fornecimento de informações para alimentação do sistema;
- Treinamento dos profissionais para manuseio do sistema;
- Ter à disposição informações do empregador e tabelas de rubricas já utilizadas atualmente;
- Alimentação inicial do Registro de Eventos Trabalhistas (RET), lembrando que informações pretéritas não serão transmitidas. Somente eventos de vínculos ativos na data de início da vigência do sistema.